miércoles, 5 de marzo de 2014

Envío de actas al Registro Mercantil. Por dónde andamos…

El próximo mes de abril debería ponerse en práctica el cumplimiento de la nueva obligación establecida en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización referida a la legalización de las actas de juntas y de los demás órganos colegiados. Esta obligación supone que ya no pueden legalizarse libros en blanco sino que anualmente deberán enviarse dichas actas al Registro correspondiente al domicilio social de la entidad.

Dado que esta nueva obligación provoca claras incertidumbre respecto de la forma en que deba cumplirse y respecto de la confidencialidad de los documentos que se envíen, hemos contactado con alguno de los Registros Mercantiles para conocer de primera mano cómo proceder. En este sentido, desde el Registro Mercantil nos han informado de lo siguiente:

- El Registro de Valencia si ha implementado el envío a telemático de actas junto con el Registro Mercantil de Baleares. Los Registros Mercantiles de Madrid y Barcelona no han implementado estos cambios por lo que se seguirá operando de acuerdo al procedimiento habitual de compra del libro en blanco y legalización en el Registro.


- Para realizar los envíos telemáticos se utilizará la plataforma Legalia inicialmente mediante un “truquito” hasta que el desarrollo esté finalizado.

- Lo más relevante es que las actas no van a ser públicas y serán encriptadas por el registrador no pudiendo acceder a su contenido ni siquiera el propio personal del Registro. 
La única comprobación que va a realizarse en estos documentos es que sigan un orden cronológico. En este sentido, entendemos que será responsable el registrador de cualquier vulneración que pueda realizarse en lo referente a la confidencialidad de los documentos que se envíen.

- Sólo deberán enviarse las actas a partir de la entrada en vigor de la Ley 14/2013 para este precepto (29 de septiembre de 2013), pero no las anteriores.

En definitiva, este año 2014, a la hora de presentar los libros en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, será conveniente preguntar antes cómo debe darse cumplimiento a la obligación de presentación de las actas y, en caso de que no hayan implementado un sistema para este menester, continuar con la práctica habitual de custodiar las mismas en la entidad y legalizar libros en blanco cuando sea necesario.