Envío de actas al Registro Mercantil. Por dónde andamos…

El próximo mes de abril debería ponerse en práctica el cumplimiento de la nueva obligación establecida en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización referida a la legalización de las actas de juntas y de los demás órganos colegiados. Esta obligación supone que ya no pueden legalizarse libros en blanco sino que anualmente deberán enviarse dichas actas al Registro correspondiente al domicilio social de la entidad.

Dado que esta nueva obligación provoca claras incertidumbre respecto de la forma en que deba cumplirse y respecto de la confidencialidad de los documentos que se envíen, hemos contactado con alguno de los Registros Mercantiles para conocer de primera mano cómo proceder. En este sentido, desde el Registro Mercantil nos han informado de lo siguiente:

- El Registro de Valencia si ha implementado el envío a telemático de actas junto con el Registro Mercantil de Baleares. Los Registros Mercantiles de Madrid y Barcelona no han implementado estos cambios por lo que se seguirá operando de acuerdo al procedimiento habitual de compra del libro en blanco y legalización en el Registro.


- Para realizar los envíos telemáticos se utilizará la plataforma Legalia inicialmente mediante un “truquito” hasta que el desarrollo esté finalizado.

- Lo más relevante es que las actas no van a ser públicas y serán encriptadas por el registrador no pudiendo acceder a su contenido ni siquiera el propio personal del Registro. 
La única comprobación que va a realizarse en estos documentos es que sigan un orden cronológico. En este sentido, entendemos que será responsable el registrador de cualquier vulneración que pueda realizarse en lo referente a la confidencialidad de los documentos que se envíen.

- Sólo deberán enviarse las actas a partir de la entrada en vigor de la Ley 14/2013 para este precepto (29 de septiembre de 2013), pero no las anteriores.

En definitiva, este año 2014, a la hora de presentar los libros en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, será conveniente preguntar antes cómo debe darse cumplimiento a la obligación de presentación de las actas y, en caso de que no hayan implementado un sistema para este menester, continuar con la práctica habitual de custodiar las mismas en la entidad y legalizar libros en blanco cuando sea necesario.

La nueva Ley 12/2013 de 2 de Agosto de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria

Maite Vázquez
Partner Assesora

Sin perjuicio del resumen de obligaciones que incluimos a continuación, para saber si afecta a una empresa y en que profundidad, debería hacerse un análisis detallado de la cadena de contratación y de la documentación existente en la misma.

De forma general, la Ley 12/2013 de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria es la ley de aplicación a las relaciones comerciales que se produzcan entre los operadores que intervienen en la cadena alimentaria desde la producción a la distribución de alimentos o productos alimenticios.

La ley afecta a todos los operadores  en sus contratos alimentarios y contratos de integración y entre otros: pymes y cooperativas de productores, intermediarios, mayoristas en origen, industria envasado y transformación, centrales de compras, Mercas, distribuidores mayoristas, operadores de la gran distribución y al canal especializado. Se excluye las relaciones comerciales con operadores de transporte y consumidores finales y en el ámbito de la hostelería y restauración.

La ley define productos alimenticios  como cualquier sustancia o producto destinados a ser ingeridos por los seres humanos o con probabilidad razonable de serlo, tanto si han sido transformados entera o parcialmente como si no. Incluye las bebidas, la goma de mascar y cualquier sustancia, incluida el agua, incorporada voluntariamente al alimento durante su fabricación, preparación o tratamiento.

La ley se comienza a aplicar a partir del 4 de enero de 2014 a todos los contratos que se realicen a partir de esta fecha así como a las renovaciones, prórrogas y novaciones de contratos perfeccionados antes de esta fecha cuyos efectos se produzcan tras la entrada en vigor de esta ley.

OBLIGACIONES PARA TODOS LOS OPERADORES

Se establecen tres tipos de prácticas que considera abusivas y cuya realización comporta la comisión de una infracción administrativa

(1) Modificaciones unilaterales y pagos comerciales no previstos: se prohíben las modificaciones de las condiciones contractuales establecidas salvo que se realicen por mutuo acuerdo. Se prohíben los pagos adicionales sobre el precio pactado salvo que se refieran al riesgo razonable de referenciación de un nuevo producto o a la financiación parcial de una promoción comercial de un producto reflejada en el precio unitario de venta al público y que hayan sido pactados e incluidos expresamente en el correspondiente contrato formalizado por escrito, junto con la descripción de las contraprestaciones a las que dichos pagos vayan asociados.

(2) Suministro de información comercial sensible: deberá concretarse en el contrato la información que las partes deban suministrarse para el efectivo cumplimiento de sus respectivas obligaciones así como el plazo de entrega de dicha información. En ningún caso se podrá exigir al otro operador información comercial sensible sobre sus productos si no consta en el contrato.

(3) Gestión de marcas: Los operadores gestionarán las marcas de productos alimentarios que ofrezcan al consumidor, tanto las propias como la de otros operadores evitando prácticas contrarias a la libre competencia o que constituyan actos de competencia desleal.  Los operadores evitarán prácticas ilegales de utilización en los envases, la presentación o en la publicidad del producto o servicio cualquier elemento distintivo que provoque riesgo de asociación o confusión con los de otro operador.

Las asociaciones sectoriales van a crear unos Códigos de Buenas Prácticas Mercantiles en la Contratación Alimentaria (CBP) cuya adhesión será voluntaria por parte de los operadores y en ellas se establecerá un mecanismo de resolución de disputas entre operadores alternativo a los Tribunales.

Respecto a la potestad sancionadora, se crea un organismo autónomo que podrá iniciar de oficio el procedimiento sancionador: Agencia de Información y Control Alimentarios.
La Administración General Estado se reserva la potestad sancionadora cuando las partes contratantes tengan sus respectivas sedes sociales en diferentes Comunidades Autónomas y cuando el contrato afecte a un ámbito superior al de una Comunidad Autónoma en razón de su trazabilidad previsible de la mayor parte del alimento o producto alimenticio objeto del contrato.
El resto corresponde a los órganos competentes de la Comunidad Autónoma.

Las sanciones por incumplimiento serán las siguientes:

a) Infracciones leves: hasta 3.000 euros
b) Infracciones graves: de 3.001 a 100.000 euros (se entiende que es infracción grave el incumplimiento de los plazos de pago en las operaciones comerciales de productos alimentarios o alimenticios conforme a la Ley de morosidad)
c) Infracciones muy graves: de 100.001 a 1.000.000 euros

OBLIGACIONES DE FORMALIZACIÓN POR ESCRITO Y CON MÍNIMOS EN CIERTOS OPERADORES

La ley impone determinadas obligaciones de formalización por escrito de los contratos así como la inclusión de ciertas menciones mínimas en esos contratos y conservación de documentación cuando sean contratos alimentarios (se exceptúan los contratos con consumidores finales) que cumplan los siguientes requisitos:

- Por importe superior a 2.500 euros (presente, a futuro o con precio diferido) siempre que exista situación de desequilibrio.
- La situación de desequilibrio se produce cuando una de las partes:

a)Es un operador con la condición de Pyme y el otro no (una empresa es Pyme cuando tiene menos de 250 personas, su volumen de operaciones es menor a 50 millones de euros y su balance es inferior a 43 millones de euros)
b)Es un operador que tenga la condición de productor primario
c)Se hallen en situación de dependencia económica: aquella en la que la facturación de producto de aquél respecto a este sea al menos un 30% de la facturación del producto del primero en el año precedente.

Formalización de los contratos por escrito

- Formalización por escrito antes del inicio de la prestación
- La no formalización no quiere decir que no exista el contrato, lo que va a suponer es una infracción administrativa sancionable.

Se excluye de la obligación de formalización de los contratos alimentarios aquellas relaciones en las que el pago se realice al contado contra la entrega de los productos alimenticios  si bien las partes tendrán la obligación de identificarse como operadores y documentar las relaciones comerciales mediante la expedición de la correspondiente factura (por ejemplo en los Cash & Carry)

Contenido mínimo de los contratos

- Identificación de las partes contratantes
- Objeto del contrato
- Precio del contrato con expresa indicación de todos los pagos, incluidos los descuentos aplicables que se determinará en cuantía fija o variable
- Condiciones de pago
- Condiciones de entrega y puesta a disposición de los productos
- Derechos y obligaciones de las partes contratantes
- Información que deben suministrarse las partes
- Duración del contrato, así como las condiciones de renovación y modificación del mismo.
- Causas, formalización y efectos de la extinción del contrato

Obligación de conservación de documentos

Se deberá conservar toda la correspondencia, documentación y justificantes, en soporte electrónico o en papel, relacionados con los contratos alimentarios durante un periodo de dos años. 

Se incrementa el tipo de retención entre sociedades

Maite Vázquez
Partner Assesora

Ayer se publicó en el BOE Real Decreto-ley 1/2014, de 24 de enero, de reforma en materia de infraestructuras y transporte, y otras medidas económicas.

El Gobierno ha aprovechado para enmendar el olvido cometido en la Ley de Presupuestos de extender los tipos de retención incrementados del 21% también para las operaciones entre sociedades.


Llama la atención en la exposición de motivos que la justificación de este incremento no es otra que ahorrar costes de mantenimiento de sistemas informáticos a las empresas que sin este cambio, debían mantener un tipo de retención del 21% para profesionales y no residentes y un tipo del 19% para las operaciones con otras sociedades.

¿No es sorprendente que después de toda la carga  y coste que ha supuesto cumplir con las declaraciones impuestas por la Circular 4/2012 de Banco de España ahora se tomen este tipo de medidas que incrementan la presión fiscal basadas en los costes que nos van a ocasionar?